Biblioteca de documentos y el Visor de la biblioteca

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La Biblioteca de Documentos y el Visor de la Biblioteca


La biblioteca de documentos es la aplicación que permite gestionar (subir, elimninar, editar, dar permisos, etc.) los archivos dentro de Mestre a Casa. Funciona como un disco duro virtual donde almacenar archivos.

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Como podemos comprobar, dentro de la "Biblioteca de documentos" podemos establecer una gerarquía de carpetas, buscar archivos o realizar acciones sobre las carpetas creadas.

Para visualizar los archivos de este disco duro virtual disponemos de otra aplicación, el Visor de la Biblioteca de Documentos, una aplicación que nos permitirá visualizar el contenido de la Biblioteca de documentos o seleccionar la carpeta o carpetas que queremos mostrar.

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Como vemos esta aplicación solamente nos permite explorar el contenido de cada una de las carpetas.

Parece entonces lógico, vista la utilidad de estas aplicaciones, utilizar la biblioteca de documentos para gestionar los archivos en la web de centro y el visor para mostrarlos.

Es muy recomendable que la biblioteca de documentos en la web de centro se encuentre protegida. Una buena opción es ubicarla en una sección de la web oculta y / o restringuida por permisos.

Vamos a ver como realizar esta configuración.

Generamos una sección nueva, podemos llamarla "Administración"


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Configuramos la página.

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Editamos la configuración de la página "Adminsitración"

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Podemos hacer la página oculta y editar los permisos para que solamente pueda acceder a ella quien tenga un determinado rol, en este caso solamente la vamos a dejar visible para el director o el administrador de la web de centro.

Quitaremos por tanto los permisos de ver esta página a la organización y al ańonimo.

Editamos los permisos para la organización.

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Editamos los permisos para el anónimo.

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Con esta configuración sólamente el director podrá accder a esta sección.

Lo verificamos accediendo primero como profesor y después como usuario anónimo.


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Vamos a la web del centro.

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No puede ver la sección y le aparece el menú que demuestra que está autentificado.

Como usuario anónimo, tu mismo puedes comprobar que no ves esa sección.

http://formacionmestreacasa.gva.es/web/5550000400

Incluso si conoces la url, no tienes permisos.

http://formacionmestreacasa.gva.es/web/5550000400/24

Una vez protegida esta sección, volvemos como directores para añadir la biblioteca de documentos.

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La aplicación mostrará la estructura de archivos que contenga esta biblioteca.

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Vamos a generar una nueva estructura de carpetas en la biblioteca  de documentos. Para ello, utilizaremos una biblioteca de un centro nuevo para que nos aparezca vacía. Tomaremos como modelo el centro de formación 5550045.

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Al añadir la apalicación, esta aparece (como vemos en la imagen) vacía. Tiene disponible un único botón a través del cual podemos "Añadir carpeta" para generar la estructura de archivos y documentos de nuestra web de centro.

Vamos a organizar la biblioteca en 3 grandes carpetas:
  • Una carpeta "General" que contendrá los documentos públicos del centro.
  • Una carpeta "Alumnado" que contendrá los documentos destinados al alumnado del centro.
  • Una carpeta "Profesorado" que contendrá los documentos de interés para el profesorado del centro.
Crearemos, por tanto, esta tres carpetas.

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Dentro de cada carpeta podemos añadir subcarpetas o directamente subir los archivos que deseamos. Es importante que nos tomemos un tiempo en decicir esta estructura de archivos ya que de esta reflexión dependerá que organicemos adecuandamente los documentos, o que generemos un cajón con muchos  documentos desorganizados.

En este punto vamos a subir documentos a cada una de estas carpetas.

Subiremos los siguientes documentos:

A la carpeta "Alumnado":
A la carpeta "General":
A la carpeta "Profesorado"

Localizamos los archivos y los subimos a cada una de las carpetas creadas.

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Al final del proceso nos quedaría una biblioteca con una vista así:

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Vamos ahora a establecer permisos a esas carpetas para que solamente puedan ser vistas por esos perfiles de usuarios.

A la carpeta Alumnado, le daremos permisos a la Organización, ya que permitiremos a cualquier miembro del centro consultar los documentos de esa carpeta.

Accedemos a las "Acciones" de la carpeta y localizamos la opción de "Permisos"

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A la organización le permitimos "Ver".

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Desplazamos el permiso del "Disponible" al "Actual" y le damos a "Guardar".

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Recibimos el mensaje de verificación.

Ahora editamos los permisos de la carpeta "General".

Le damos permisos a la organización y al anónimo.

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Por último en la carpeta profesorado editamos los permisos para darle permisos de ver al rol "docente".

Dentro de la pestaña "Roles de organización", localizamos la pestaña "Disponible".

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Buscamos el rol "Docente".

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Lo verificamos y actualizamos los permisos.

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En la siguiente pantalla definimos los permisos que le queremos dar a este rol. En este caso, le permitimos ver. Luego pasamos el permiso "Ver" del esapcio "Disponible" al "Actual" y guardamos.

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Como podemos comprobar, le damos los permisos de "Ver" al rol "docente"

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Hasta aquí y, recapitulando, tenemos tres carpetas cada una de ellas con permisos diferentes. Ahora bien si queremos que esos permisos se trasladen a los documentos que contienen debemos pulsar sobre la acción "Propagar" del botón "Acciones".

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Al pulsar sobre esta acción, nos aparece una ventana emergente, para avisarnos de lo que supone la acción que vamos a realizar.

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Confirmamos con el botón "OK". Y recibimos el consiguiente mensaje de verificación.

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Esta operación la debemos realizar con las otras dos carpetas.

Al propagar los permisos de la carpeta "General", no damos cuenta que le aparece una acción distinta: "Quitar público", lo que verifica que se trata de una carpeta pública tal como hemos decidido configurarla.

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Al "Propagar", cualquier documento que se añada a estas carpetas tendrá siempre el mismo permiso de la carpeta que lo contiene.

Vamos ahora a generar otra sección en la web del centro que llamaremos Documentos del centro y en la que pondremos tres visores de la biblioteca de documentos, cada uno de ellos mostrando los documentos de cada una de las carpetas que hemos creado.

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Añadimos la aplicación del Visor de la Biblioteca.

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Una vez situado sobre la página, accedemos a su configuració.

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Seleccionamos la carpeta que queremos que muestre. En este primer visor, seleccionaremos la carpeta "Alumnado".

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Al pulsar sobre el botón "Selecionar", nos aparece una ventana emergente sobre la que podemos escoger que carpeta queremos mostrar en este visor.

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Seleccionamos la carpeta "Alumnado". Esta operación nos esta configurando que carpeta se va a establecer como carpeta raiz del visor.

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Finalmente le damos al botón "Guardar" para que surta efecto esta configuración.

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Recibimos el mensaje de confirmación y pulsamos sobre "Volver a la página Indice" para visualizar el comportamiento del visor.

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Si lo deseamos podemos ponerle un Título personalizado. Por ejemplo documentos para el alumnado.

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Ahora debemos añadirnos otros dos visores y configurarlos para que en sus respectivas carpetas raiz nos muestren los documentos de sus respectivas carpetas.

Al final del proceso nos debe quedar una sección que incluya los tres visores.

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Sólamente nos faltaría verificar el comportamiento de los permisos asignados navegando sobre la web como alumnos, como profesores o como anónimos.

Visitando la web ( http://formacionmestreacasa.gva.es/web/5550045100/19 ) como anónimo, nos encontramos esto:

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El usuario anónimo solamente visualiza los documentos públicos.

Accedemos como alumno del centro:

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El usuario alumno visualiza los documentos generales (ya que son públicos) y los documentos a los que tiene permiso de ver.

Si accedemos como profesor del centro, visualizamos todos los visores.

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Como profesor obtenemos una visión similar a la del director ya que hemos configurado los permisos para que también pueda ver la documentación para el alumnado.

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