Teoría

Explotación de la biblioteca de documentos.

El escritorio personal del profesorado incluye esta herramienta en sus páginas privadas. Para insertar esta aplicación siga los pasos explicados en el tema 2.

La biblioteca de documentos proporciona al usuario un disco duro virtual para almacenar distintos tipos de documentos (por ejemplo PDF, ODT y PNG)  y les asigna a cada uno de ellos una dirección URL única. Como cada documento tiene una URL única teóricamente podrán ser enlazados desde cualquier sitio web, como por ejemplo desde el escritorio personal público. También veremos cómo la biblioteca de documentos permite gestionar el acceso a los documentos a otros usuarios mediante la gestión de permisos.

Apartados
  1. Creación de carpetas
  2. Subir documentos
  3. Mover carpetas y documentos
  4. Configuración

Creación de carpetas.

En este apartado veremos las diferentes posibilidades que nos ofrece el portal para crear carpetas. Para generar una carpeta haremos clic el botón "Añadir carpeta". Nótese que en el caso de las capturas estamos trabajando con una biblioteca vacía estando en lo que denominamos nivel "raíz". En este nivel sólo se pueden generar carpetas y en ningún caso documentos. Para añadir un documento en una biblioteca de documentos vacía es necesario crear al menos una carpeta inicial.

bd_vacia.png

A continuación aparece el diálogo de creación de carpetas. Como ocurre con una gran cantidad de aplicaciones del portal al ejecutar la opción anterior la aplicación se cambia a modo maximizado.

bd_crear_carpeta.png

El único campo obligatorio es el del nombre, siendo recomendable cumplimentar también la descripción

bd_crear_carpeta_relleno.png

Una vez cumplimentado los datos anteriores de ejemplo elegimos la opción de guardar

Si el proceso ha finalizado correctamente se mostrará un mensaje de confirmación como el que se puede ver a continuación. En este momento la aplicación ya muestra la existencia de la carpeta generada.

bg_nueva_carpeta_ok.png

En este momento, cuando la biblioteca de documentos ya no está vacía, aparece, junto al botón de añadir carpeta, un formulario para realizar búsquedas de ficheros. Más adelante trataremos el tema de búsqueda de ficheros. Para crear sucesivas carpetas al mismo nivel que "Mi primera carpeta" podemos ejecutar la acción "Añadir carpeta" las veces que sea necesario.
Para añadir elementos dentro de la carpeta es necesario hacer clic sobre el nombre de la carpeta. A partir de este momento la herramienta nos facilita la creación de subcarpetas (de manera análoga a la vista)  y también la inserción de documentos.



En la captura anterior se observa que la aplicación dispone de un camino de migas para recuperar rápidamente la posición entre las diferentes subcarpetas.
A continuación veremos como mover una carpeta de lugar. Para ello volveremos a la "Raíz" pulsando sobre el elemento superior en el camino de migas

bg_migas.png

Podemos observar a continuación que por cada carpeta existente se acompaña información extra en dos columnas y se proporciona un botón de "Acciones".

bg_listado_primera_carpeta.png

Las columnas indican respectivamente en número de carpetas y documentos que existen en el interior de la carpeta "Mi primera carpeta". El recuento de carpetas y documentos se limita al nivel de profundidad inmediato (no se cuentan recursivamente los contenidos de ésta)

El botón de acciones contiene las operaciones que podemos realizar sobre la carpeta.

bd_acciones_carpeta.png

A continuación se explican brevemente sus funciones.
  • Editar: permite modificar el nombre y descripción de la carpeta generada
  • Permisos: permite establecer diferentes permisos sobre la carpeta para otros usuarios.
  • Eliminar: elimina la carpeta y su contenido
  • Propagar: fuerza a que el contenido de la carpeta contenga los mismos permisos que la carpeta actual
  • Hacer público (Quitar público): Es una manera sencilla de dar permisos de visualización al usuario "anónimo"
volver

Subir documentos

Para subir un documento a la biblioteca se utiliza el botón "Añadir documento" visto anteriormente. Esta acción nos lleva a una ventana que nos permite seleccionar entre dos herramientas diferentes de subida. La primera "Examinar" nos permite seleccionar múltiples archivos. La segunda "clásica" nos permite seleccionar un único archivo. La inconveniente de la primera acción es que lamentablemente no funciona sobre todas las plataformas. Por ello en este tema siempre utilizaremos el "sistema clásico".

bg_tipos_uploader.png

Al hacer click en el "sistema clásico" se nos ofrece un formulario para realizar una selección desde el disco duro de nuestro ordenador y, al igual que pasaba con las carpetas, se nos anima a rellenar un título y una descripción con el fin de facilitar las búsquedas.



Procedemos a generar un documento de texto cuyo nombre es "documento.txt" para subirlo a la biblioteca. Téngase en cuenta que para que el fichero pueda subirse debe contener, al menos, un caracter escrito. El apartado de permisos, que se verá en detalle en otra sección, permitirá que otros usuarios puedan acceder al documento. Por defecto el documento que hemos subido sólo puede ser visto por la persona que lo ha subido. Rellenamos también el título con "Mi primer documento" y en la descripción ponemos "Es un documento de prueba"

bg_upload_clasico_relleno.png

Una vez finalizado el proceso no queda más que pulsar "Guardar" para que el archivo se transmita a la biblioteca de documentos.

NOTA: la velocidad de subida de documentos está muy restringida por los operadores de acceso a Internet por lo que se recomienda subir documentos con poco peso. El tamaño máximo de los archivos que se ha establecido en la plataforma es aproximadamente de 50Mb.

La siguiente figura muestra el documento anterior.

bd_primer_documento.png


volver

Mover carpetas y documentos

Una vez generados documentos o carpetas estos se pueden mover. Para ello vamos supongamos que tenemos creado otra carpeta llamada "Mi segunda carpeta" al mismo nivel que la carpeta "Mi primera carpeta". Podemos mover un documento individual o toda una carpeta (y su contenido interior). Para mover una carpeta dentro de otra tendremos que realizar la acción de "Editar" y configurar adecuadamente la carpeta padre. A continuación se muestran los pasos para mover "Mi segunda carpeta".

Inicialmente disponemos de la siguiente estructura de carpetas:

bd_mover_1.png

Buscamos la opción de Editar

bd_mover_2.png

Ejecutamos la opción de Seleccionar

bd_mover_3.png

A continuación aparecen la lista de carpetas que existen en la biblioteca de documentos. Seleccionaremos la primera de ellas

bd_mover_4.png

Tras seleccionar la carpeta deseada pasaremos a guarda la modificación

bd_mover_5.png

El resultado final muestra el anidamiento de carpetas creado.

bd_mover_6.png

Los movimientos de documentos se realizan de la misma manera que en las carpetas.

volver

Configuración

La configuración de la biblioteca de documentos es muy variada en cuanto a posibilidades de visualización. Entre ellas destaca la posibilidad de modificar las columnas informativas, cambiando el orden o simplemente eliminándolas. Otra opción muy destacable es la posibilidad de que la biblioteca muestre el contenido a partir de una carpeta en concreta, que llamaremos carpeta raíz. Por lo tanto es posible insertar varias bibliotecas de documentos en el conjunto de páginas actual y que cada una de ellas muestre una región concreta de nuestro disco duro virtual.

bd_configuracion.png

volver

Este artículo está licenciado bajo Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 2.5 License

Formació del Professorat - CEFIRE