Teoría

2. Gestión de archivos.

 

Inicialmente, tendremos nuestro Docs sin documentos, tenemos dos formas básicas de empezar a tener nuestros propios archivos, una es subiendo los que tenemos en el ordenador y otra creándolos directamente en Docs.

 

  • Subir archivos.

La primera manera de contar con archivos entre nuestros "Docs" es subiendo algunos que tengamos hechos. Son totalmente compatibles (o casi) con los que tengamos ya creados en nuestro ordenador. Pero, debemos recordar que para manipularlos hay que transformarlos al formato de Docs, si no, sólo es útil subirlos para descargarlos cuando deseemos y donde deseemos.

 

Puede ser una solución, cuando usamos en casa Windows con Office y en el Centro tenemos Lliurex con OpenOffice. Podemos subir nuestros archivos y seguir modificándolos en Docs a través del navegador de Internet, sin descargarlos, sólo cuando deseemos imprimirlos.

 

Botón Subir
 

Para subir un archivo usaremos el botón correspondiente de la zona superior izquierda. Nos aparece una nueva página donde debemos destacar que nos permite subir hasta 1 GB de memoria en archivos. Para el almacenamiento total sólo contabiliza los archivos no convertidos.

 

Nos avisa de que si queremos poder modificar el fichero habrá que convertirlo y nos ofrece ya activada la marca para que se realice la conversión automáticamente al subirlo. Hay un enlace con información sobre las limitaciones de los distintos tipos de documentos, es importante visitarlo.

 

También, hay otra casilla que si la activamos nos permite subir un PDF y lo transforma a texto de Docs. Lo mismo para imágenes resultantes de escanear texto.

 

Hay una gran zona donde podemos arrastrar y soltar el archivo que queramos subir o, como siempre, podremos acceder al típico cuadro de Examinar o Abrir para buscar el archivo entre las carpetas de nuestro disco duro, desde "Seleccionar archivos para subir".

 

 

Y, finalmente, un botón para elegir si el fichero debe quedar colocado en alguna colección en concreto, otro por si deseamos que quede como archivo privado, público o público mediante enlace (lo explicaremos más adelante); y el botón de "Iniciar la subida". Lo que se define con los dos primeros botones se puede hacer en cualquier momento desde el entorno habitual de trabajo de Docs.

 

Subir archivos

 

 

 

  • Crear archivos.

Podemos crear un fichero directamente en Docs, comenzando con uno totalmente vacío.

 

Crear archivos

Pulsaremos en "Crear nuevo" y podremos seleccionar el tipo de fichero deseado. Aquí está también, la opción para crear colecciones.

Según hayamos elegido, entraremos en una ventana con las opciones de menú y barra de herramientas típicas de cada tipo de fichero.

En la parte superior aparecerá un cuadro de texto con la expresión "Documento sin título" en archivos de texto y otra expresión equivalente en otro tipo de documentos. Lo primero que debemos hacer es poner ahí el verdadero nombre que deseemos para nuestro documento.

Cambiar el nombre del documento

Cuando comencemos a escribir Docs irá guardando automáticamente el documento cada pocos segundos, si no tiene nombre le pondrá el nombre que asigna por defecto. Si deseamos guardar antes de que lo haga Docs, disponemos de un botón "Guardar ahora" a la derecha de la ventana.

 

Al final del menú, vemos la opción "Desde la plantilla...", si la elegimos nos lleva a una página con varias plantillas desde las que comenzar a editar nuestro archivo para no empezar con el documento totalmente vacío.

 

 

Según el tipo de fichero elegido, estos son los menús y herramientas que nos podemos encontrar.

 

Documento de texto:

 

Documentos de texto

 

Presentación de diapositivas:

 

Presentaciones
 

Además, en la parte superior derecha se nos ofrece un botón para "Iniciar la presentación" y probarla.

 

 

Hoja de cálculo:

 

Hoja de cálculo

 

Formulario:

 

Formulario
 

Los formularios estarán siempre asociados a una hoja de cálculo donde se almacenarán los datos que se vayan introduciendo.

 

 

  • Organización de los archivos.

Ya hemos comentado que los documentos se pueden agrupar por colecciones y que un documento puede formar parte de varias colecciones simultaneamente. También podríamos considerar las colecciones como etiquetas, ya que es así como lo vemos en el listado.

 

Un documento puede no estar asociado a ninguna colección. Inicialmente, es así, aparecerá en la "Página principal" y, por supuesto, en "Todos los elementos".

 

Si situamos el ratón sobre la linea correspondiente a un archivo, aparecerá una banda azul y a la derecha un menú, "Acciones". Al pinchar en este menú encontraremos distintas opciones, algunas de ellas dependerán del tipo de archivo, por ejemplo, si se trata de una presentación nos ofrecerá "Ver la presentación". Otras opciones son comunes, algunas muy normales y otras merece la pena que las comentemos, como las que hemos numerado en la imagen.

 

Entorno de Docs

 

1: Si en la página principal deseamos tener únicamente ciertos ficheros, la manera de ocultar el resto será elegiendo la opción "No mostrar en la página principal" de su menú de acciones. Siempre podremos volverlo a ver en su colección o en "Todos los elementos".

 

2: Usaremos la acción "Organizar..." para acceder a una cuadro donde podremos marcar a qué colecciones debe pertenecer el archivo. Daremos en "Aplicar cambios" para confirmar. Se debe observar que hemos asignado colores a las colecciones para identificarlas mejor, para ello hay que situar el ratón sobre una colección (a la izquierda) y pinchar en el menú desplegable y elegir la opción correspondiente.

 

3: Al seleccionar "Descargar..." nos aparecerá un cuadro en el que elegir en qué formato deseamos que se nos guarde el archivo en nuestro ordenador. Estos formatos dependerán del tipo de fichero, pero suele aparecer en todos el PDF. Si seleccionamos varios archivos con la ayuda de la tecla "Control" (Ctrl), y abrimos el menú "Acciones" del grupo también con la tecla Ctrl, podremos descargarlos juntos en un fichero comprimido (zip).

 

Descargar un archivo
Descargar varios archivos

 

4: Lógicamente, podremos eliminar los archivos que hemos creado nosotros, para ello disponemos de la opción "Mover a la papelera". La papelera se puede visitar y allí recuperar algún documento ("Eliminar de la papelera") o eliminar todos los documentos definitivamente ("Vaciar la papelera").

 

 

  • Filtrar el listado de archivos.

Cuando vamos teniendo una cierta cantidad de archivos puede costar trabajo encontrar el que queremos abrir. Para facilitar esta situación podemos hacer filtros que nos permiten ver sólo algunos de los ficheros.

 

En la parte superior de la lista podemos ver tres opciones de menú, la primera sirve para filtrar por el tipo de documento.

 

Filtrar por tipo de documento

 

La segunda es para filtrar mostrando ficheros de imágenes y de videos que hayamos podido subir. Y la tercera es un grupo más variado de posibilidades de filtrado, por ejemplo, para mostrar qué ficheros han compartido conmigo.

 

Más filtros

 

 

  • Compartir un archivo.

Podemos compartir un fichero para uno o varios usuarios concretos, hacerlo público pero sólo accederá a él quien reciba un enlace del documento, o hacerlo totalmente público. Pero, como se comenta en los objetivos del tema, los aspectos colaborativos de Docs se tratarán en otro curso.

 

Sólo mostraremos la opción de hacer público un documento de modo que lo puedan consultar las personas a las que les demos un enlace. Se usará en la actividad del tema para la entrega.

 

Se deben seguir los pasos siguientes, situamos el ratón sobre el archivo en cuestión, abrimos el menú "Acciones", bajamos el ratón hasta "Compartir..." y elegimos "Configuración del usi compartido...". Veremos un cuadro con los permisos y un enlace a la derecha con la palabra "Cambiar". Al pinchar en él nos aparecerá el siguiente cuadro:

 

Configuración del uso compartido
 

Vemos que el documento era privado y ahora elegiremos la opción "Cualquir usuario que reciba el enlace". Al guardar el cambio, nos mostrará el enlace para que lo podamos copiar y lo pegaremos después en un correo electrónico o un documento o donde necesitemos.

 

Enlace del documento compartido
 

 

>>> Realiza la Actividad: Docs de Google.

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Formación del Profesorado - CEFIRE (Autor: José Infante Prieto)