Teoría

2. Gestión de archivos.

Inicialmente, tendremos nuestro Docs sin documentos, tenemos dos formas básicas de empezar a tener nuestros propios archivos, una es subiendo los que tenemos en el ordenador y otra creándolos directamente en Docs.

 

  • Subir archivos.

La primera manera de contar con archivos entre nuestros "Docs" es subiendo algunos que tengamos hechos. Son totalmente compatibles (o casi) con los que tengamos ya creados en nuestro ordenador. Pero, debemos recordar que para manipularlos hay que transformarlos al formato de Docs, si no, sólo es útil subirlos para verlos o para descargarlos cuando deseemos y donde deseemos.

Puede ser una solución, cuando usamos en casa Windows con Office y en el Centro tenemos Lliurex con OpenOffice. Podemos subir nuestros archivos y seguir modificándolos en Docs a través del navegador de Internet, sin descargarlos, sólo cuando deseemos imprimirlos.

Botón Subir

Para subir un archivo usaremos el botón correspondiente de la zona superior izquierda. Nos aparece la típica ventana para seleccionar el fichero.

Nos avisa de que si queremos poder modificar el fichero habrá que convertirlo y nos ofrece ya activada la marca para que se realice la conversión automáticamente al subirlo. Hay un enlace con información sobre las limitaciones de los distintos tipos de documentos, es importante visitarlo.

También, hay otra casilla que si la activamos nos permite subir un PDF y lo transforma a texto de Docs. Lo mismo para imágenes resultantes de escanear texto.

Cuando comienza a subir se nos abre un recuadro en la zona inferiro derecha con la barra de progreso. En la parte inferior de ese recuadro se nos informa del espacio que tenemos ocupado. Se nos permite subir hasta 1 GB de memoria en archivos. Para el almacenamiento total sólo contabiliza los archivos no convertidos.

Finalmente, el fichero queda accesible desde el apartado "Página principal". Allí, podremos marcarlo y usar el botón "Organizar" para asignarlo a una o varias colecciones, según deseemos; incluso, podemos hacer que no aparezca en la "Página principal". Estos temas se explicarán en el apartado "Organización de los archivos".

Subir archivos

 

 

  • Crear archivos.

Podemos crear un fichero directamente en Docs, comenzando con uno totalmente vacío.

Crear archivos

Pulsaremos en "Crear" y podremos seleccionar el tipo de fichero deseado. Aquí está también, la opción para crear colecciones.

Según hayamos elegido, entraremos en una ventana con las opciones de menú y barra de herramientas típicas de cada tipo de fichero.

En la parte superior aparecerá la expresión "Documento sin título" en archivos de texto y otra expresión equivalente en otro tipo de documentos. Lo primero que debemos hacer es pinchar ahí con el ratón y poner ahí el verdadero nombre que deseemos para nuestro documento.

Cambiar el nombre del documento

Cuando comencemos a escribir Docs irá guardando automáticamente el documento cada pocos segundos, si no tiene nombre le pondrá el nombre que asigna por defecto. Según el tipo de archivo, o nos ofrece un botón de "Guardar ahora" o no nos da opción a guardar nosotros manualmente; en cualquier caso, contínuamente va apareciendo un mensaje en la parte superior que indica que se han guardado los cambios.

Al final del menú, vemos la opción "Desde la plantilla...", si la elegimos nos lleva a una página con varias plantillas desde las que comenzar a editar nuestro archivo para no empezar con el documento totalmente vacío.

Según el tipo de fichero elegido, estos son los menús y herramientas que nos podemos encontrar.

 

Documento de texto:

Documentos de texto

 

Presentación de diapositivas:

En este tipo de ficheros mantiene la interfaz anterior.

Presentaciones

Además, en la parte superior derecha se nos ofrece un botón para "Iniciar la presentación" y probarla.

 

Hoja de cálculo:

Hoja de cálculo

 

Formulario:

Iremos confeccionando preguntas con sus posibles respuestas. En el "Tipo de pregunta" podremos elegir los más comunes: texto, casillas de verificación, tipo test, etc. Con el botón "Enviar este formulario por correo electrónico" podremos hacer que el formulario le llegue a los usuarios que queremos que lo rellenen. Puede incluirse el formulario en el mensaje o sólo un enlace. Este enlace se puede usar para dar acceso al formulario a través de una web.

Formulario

Los formularios estarán siempre asociados a una hoja de cálculo donde se almacenarán los datos que se vayan introduciendo. Cuando veamos el formulario en nuestro listado de Docs, a lo que accederemos inicialmente es a esa hoja de cálculo. Una vez en ella, podemos ir al menú "Herramientas" → "Formulario" y volver a enviar el formulario a otras personas, o realizar muchas otras acciones. También, hay un menú específico denominado "Formulario".

 

Opciones de formulario

 

  • Organización de los archivos.

Ya hemos comentado que los documentos se pueden agrupar por colecciones y que un documento puede formar parte de varias colecciones simultaneamente. También podríamos considerar las colecciones como etiquetas, ya que es así como lo vemos en el listado.

Un documento puede no estar asociado a ninguna colección. Inicialmente, es así, aparecerá en la "Página principal" y, por supuesto, en "Todos los elementos".

Si marcamos un archivo, aparecerán varios botones en la parte superior que antes no se veían. El primer botón es para compartir en documento, el segundo para ir a "Organizar" y asignarle colecciones, el tercero para eliminarlo y el cuarto muestra una vista previa en el lateral.

Al final, encontramos en botón "Más ↓" que nos abre un menú con distintas opciones, algunas de ellas dependerán del tipo de archivo, por ejemplo, si se trata de una presentación nos ofrecerá "Ver la presentación". Otras opciones son comunes, algunas muy normales y otras merece la pena que las comentemos, como las que hemos numerado en la imagen.

Entorno de Docs en la gestión de archivos

 

1: Si en la página principal deseamos tener únicamente ciertos ficheros, la manera de ocultar el resto será elegiendo la opción "No mostrar en la página principal" de su menú de acciones. Siempre podremos volverlo a ver en su colección o en "Todos los elementos".

2: Usaremos la acción "Organizar..." para acceder a una cuadro donde podremos marcar a qué colecciones debe pertenecer el archivo. Daremos en "Aplicar cambios" para confirmar. Se debe observar que hemos asignado colores a las colecciones para identificarlas mejor, para ello hay que situar el ratón sobre una colección (a la izquierda) y pinchar en el menú desplegable y elegir la opción correspondiente.

3: Al seleccionar "Descargar..." nos aparecerá un cuadro en el que elegir en qué formato deseamos que se nos guarde el archivo en nuestro ordenador. Estos formatos dependerán del tipo de fichero, pero suele aparecer en todos el PDF. Si seleccionamos varios archivos y abrimos el menú "Más ↓", podremos descargarlos juntos en un fichero comprimido (zip).

Descargar un archivo
Descargar varios archivos

 

4: Lógicamente, podremos eliminar los archivos que hemos creado nosotros, para ello disponemos de la opción "Mover a la papelera". La papelera se puede visitar y allí recuperar algún documento ("Eliminar de la papelera") o eliminar todos los documentos definitivamente ("Vaciar la papelera").

 

  • Filtrar el listado de archivos.

Cuando vamos teniendo una cierta cantidad de archivos puede costar trabajo encontrar el que queremos abrir. Para facilitar esta situación podemos hacer filtros que nos permiten ver sólo algunos de los ficheros.

En la parte superior de la lista podemos ver una caja de texto con una flecha de lista desplegable. Si filtramos la lista de archivos por la colección a la que pertenecen, en esta caja aparecerá el nombre de la colección. Si lo deseamos, también podemos desplegar la lista y filtrar por el tipo de documento, por el nivel de acceso de los archivos o si somos propietario o no de los que queremos mostrar.

Filtrar por tipo de documento

 

  • Compartir un archivo.

Podemos compartir un fichero para uno o varios usuarios concretos, hacerlo público pero sólo accederá a él quien reciba un enlace del documento, o hacerlo totalmente público. Pero, como se comenta en los objetivos del tema, los aspectos colaborativos de Docs se tratarán en otro curso.

Sólo mostraremos la opción de hacer público un documento de modo que lo puedan consultar las personas a las que les demos un enlace. Se usará en la actividad del tema para la entrega.

Se deben seguir los pasos siguientes, seleccionamos el archivo en cuestión y pulsamos el botón de compartir.

Ir a compartir

Aparece una ventana en la que nos indica que el documento es privado. Hacemos clic en el enlace "Cambiar..." para ir al siguiente paso.

Cambiar la configuración de acceso.

En el siguiente paso seleccionamos la opción correspondiente y pulsamos en "Guardar".

Configuración del uso compartido

Vemos que ha cambiado la configuración de acceso y se nos muestra el enlace para que lo podamos copiar y lo peguemos después en un correo electrónico o un documento o donde necesitemos.

Enlace del documento compartido

 

>>> Realiza la Actividad: Docs de Google.

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Formación del Profesorado - CEFIRE (Autor: José Infante Prieto)