Teoría

3. Prestaciones de GMail.

Vamos a comentar algunas posibilidades que nos ofrece GMail.

  • Contactos:
Ir a contactos Se pueden añadir contactos "manualmente" mediante el botón "CONTACTO NUEVO", dentro de la ficha contactos ("Correo" → "Contactos"); o dejar que GMail lo añada "automáticamente" indicándoselo cuando recibimos y abrimos un mensaje de esa persona. Añadir contacto

Últimamente, GMail ha modificado el aspecto de la gestión de los contactos, pero, básicamente se pueden realizar las mismas funciones. Han desaparecido los botones de agregar contactos y grupos que había antes y sa han pasado todas las opciones al lateral izquierdo. El aspecto actual de la lista de contactos es similar al de los mensajes de correo.

Contactos rápidos Entre todos los contactos, se pueden seleccionar unos como rápidos o frecuentes, que se muestran en la llamada lista de "Chat". Eso permite tenerlos más accesibles y destacados en un recuadro a la izquierda de la ventana. Lo veremos con más detalle en el siguiente apartado.

Es muy interesante guardar los contactos, ya que cada vez que necesitemos escribir la dirección de alguien, GMail nos ofrecerá una lista de los contactos que tengamos almacenados y que coincidan con lo que comencemos a escribir.

También, podemos hacer Grupos de contactos para escribir un mismo mensaje a varios usuarios a la vez. Tanto para añadir un nuevo contacto como para añadir grupos, hay que acceder a la sección de contactos ("Correo" → "Contactos").

Una vez en Contactos, para guardar uno nuevo, haremos clic en "CONTACTO NUEVO" (1) y rellenaremos su nombre y dirección de correo electrónico. También, podemos guardar muchos otros datos sobre nuestros contactos.

Este nuevo usuario podemos incluirlo directemente en los grupos que queramos, de los que ya tenemos o creándolo en el momento. Podemos incluirlo en varios grupos a la vez marcando las casillas correspondientes. Todo esto lo haremos desde el botón de grupos que vemos en la imagen.

Si deseamos crear un grupo sin estar editando las características de ningún usuario concreto, iremos a "Grupo nuevo..." en el lateral izquierdo. Esta opción suele ocultarse, pero aparecerá al desplazar el ratón por ese lateral.

Nuevo contacto y grupos

 

Para añadir contactos que ya tenemos almacenados en un grupo de nuestra lista de grupos, debemos selecionar el grupo (1) y pinchar en el botón "Añadir a nombre_grupo" (2). Si empezamos a rellenar el nombre de un contacto (3), nos irá apareciendo una lista de posibles contactos que encajen con lo que llevamos escrito.

Añadir contactos a un grupo

Al visualizar un contacto o un grupo, veremos en la parte superior un botón deniminado "Más", que nos permitirá eliminarlo y otras acciones.

Dos de esas acciones muy interesantes son "Exportar" e "Importar". Gracias a ellas podrémos exportar los contactos y/o grupos a un fichero de texto (CSV) y con ese fichero importarlos a otra cuenta. Esto puede facilitar mucho la transmisión de contactos entre usuarios. Por ejemplo, imaginemos un jefe de departamento que tiene un grupo de contactos "Editoriales" con las correspondientes direcciones de correo para pedir libros, etc. Un año se decide que otro compañero ocupe el cargo de jefe de departamento. ¿Verdad que sería genial que el que deja el cargo exportase su grupo "Editoriales" y el nuevo lo importase? En dos minutos el nuevo jefe contaría con toda esa información y el anterior no la pierde, ya que exportar no elimina.

 

NOTA: en los correos que tenemos algunos institutos asociados a GMail (se explica en el apartado 5), se mantiene un aspecto bastante parecido al anterior de GMail, si lo usáis, algunas imágenes puede que no se ajusten bien.

 


>>> Realizar la Actividad: Contactos.

 

  • Personalizar (imagen y firma):

Desde Configuración → General, podemos, por ejemplo, asignarnos una imagen ("Mi imagen") para que los demás la vean en el perfil de nuestro usuario. Pueden ser ficheros jpg, gif, bmp y png. Conviene que sea una foto que ocupe poco.

También, podemos redactar un texto, a modo de firma o despedida ("Firma"), que se añadirá automáticamente al final de cada mensaje que escribamos. Se explicó en el apartado 2 de la unidad.

Para garantizar que la firma aparezca al final de lo que nosotros escribimos en un mensaje de respuesta y no al final del mensaje completo que incluye el texto al que respondemos, podemos ir a "Configuración" → "Labs" y habilitar el servicio denominado "Retoques de la firma".

 

>>> Realizar la Actividad: Personalizar.

 

  • Etiquetas:

Como en GMail no hay organización de mensajes en carpetas, sino de conversaciones "recibidas" o "archivadas"; lo que han ideado es una clasificación de las conversaciones mediante etiquetas.

Inicialmente, existen unas etiquetas predefinidas o una clasificación de mensajes, como lo queramos entender:

Clasificación de mensajes

- Recibidos: la tienen los mensajes que llegan a nuestro correo y equivale a la bandeja de entrada. Cuando un mensaje o conversación se archiva pierde esta etiqueta. Para volverlo a ver habrá que ir a la carpeta "Todos".

- Destacados: se representa con una estrella y sirve para destacar algunos mensajes.

- Importante: los que llevan una etiqueta que añade GMail automáticamente a los mensajes recibidos de nuestros contactos más frecuentes. Esta función se puede desactivar.

- Enviados: se corresponde con la bandeja de los mensaje que hemos enviado, aunque se incluyen las conversaciones completas en las que estén incluidos.

- Borradores: aquí encontraremos mensajes que hemos comenzado a escribir, pero que no hemos llegado a enviar. GMail los va guardando automáticamente como borrador y podremos volver a él para acabarlo y enviarlo o para desartarlo.

- Todos: muestra la lista de todas las conversaciones, independientemente de su situación.

- Spam: donde se almacenan todos los mensajes sospechosos de se spam.

- Papelera: los mensajes que eliminamos se mantienen en la papelera durante 30 días por si los queremos recuperar.

Las etiquetas que no aparecen se pueden econtrar en "Mas ↓". También, se pueden arrastrar para cambiarlas de orden.

El resto de etiquetas las inventamos nosotros y se las asignamos a los mensajes y/o conversaciones, eligiendo incluso el color de la etiqueta. Esta asignación de etiquetas a mensajes la podemos hacer manualmente o automáticamente (mediante filtros). En el menú "Configuración" → "Etiquetas" podemos crear etiquetas, eliminarlas y alguna gestión más. Pero, lo habitual es aplicar y crear etiquetas desde la misma vista del mensaje.

 

Mientras visualizamos un mensaje, si deseamos aplicarle aplicarle un etiqueta, pulsamos en el botón de etiquetas y elegimos la que corresponda. Si marcamos varias, aparecerá una opción "Aplicar" al final de la lista. Cuando sea necesario crearla nueva, lo haremos en la opción "Crear nueva etiqueta".

 


Asignar etiquetas

Administración de etiquetas

 

Otro tipo de administración podremos llevarla a cabo desde el lateral izquierdo, pulsaldo sobre el cuadradito de color de la etiqueta.

Como se ve en la figura, podemos cambiar el color con el que se verá la etiqueta junto al asunto de los mensajes, decidir si la etiqueta a parece en la lista de etiquetas, si se mostrarán o no los mensajes con dicha etiqueta y modificar o eliminar dicha etiqueta.

Se añade también el concepto de subetiqueta, que funciona igual que una etiqueta cualquiera, salvo que siempre se mostrará en la lista asociada a su etiqueta "padre".

 


 

Para aplicar etiquetas automáticamente hay que crear un filtro que revisa los mensajes entrantes y salientes y añade la etiqueta si corresponde hacerlo.

Los filtros se crean en "Configuración" → "Filtros". Rellenamos el campo o campos a considerar en el filtro y hacemos clic en "Crear un filtro con estos criterios de búsqueda". En la siguiente pantalla seleccionamos en "Aplicar la etiqueta" y seleccionamos una. También, podemos crear un a etiqueta nueva en este momento.

Es muy interesante activar la casilla que hay junto al botón "Crear filtro" antes de pulsarlo. Con esto se conseguirá que las conversaciones ya existentes que cumplan el criterio también recibirán la etiqueta, y no sólo los nuevos mensajes.

 

NOTA: Como vemos, los filtros también se pueden utilizar para archivar mensajes, destacarlos, reenviarlos a otra dirección y eliminarlos.

Filtro con etiquetas

 

 

Finalmente, cuando trabajamos con etiquetas, podremos verlas encabezando los mensajes y conversaciones. Además, cuando accedemos a la ficha de Etiquetas de la Configuración, podemos ver un resumen de los mensajes clasificados.

Ver las etiquetas
Resumen de etiquetas

 

Lo interesante es poder ver únicamente los mensajes a los que se les ha aplicado determinada etiqueta. Sería el funcionamiento equivalente a las carpetas de otros servidores de correo.

Esto podemos hacerlo gracias a que nuestras etiquetas van apareciendo a continuación de las propias de GMail, a la izquierda. Al pinchar sobre la etiqueta deseada, aparecerán sólo las conversaciones marcadas con dicha etiqueta.

Debemos recordar de nuevo que si alguna etiqueta no está visible la podemos encontrar dentro de la lista desplegable inferior "Más↓", incluso podemos sacarla de la lista y situarla en la parte visible, simplemente arrastrándola.

 

>>> Realizar la Actividad: Etiquetas.

 

  • Manejar varias cuentas:

Un problema que nos surge cuando vamos probando distintos servicios y proveedores en Internet, es que nos encontramos con varias cuentas de correo a nuestro nombre. Muchas veces nos gusta tener una cuenta para el trabajo, otra para los amigos, otra depende de nuestro proveedor de servicios, etc.

Con GMail podemos concentrar todo nuestro correo y no visitar tantas cuentas. La mayoría de los servidores de correo nos ofrecen la posibilidad de redireccionar nuestro correo a otra cuenta (lo veremos después). Gracias a eso podemos recibir aquí toda nuestra correspondencia, y podemos enviar y responder los mensajes con la dirección de remite que nos interese en cada caso.

Para añadir direcciones, GMail envía un mensaje a la dirección que le damos y nos obliga a confirmarla desde el otro servidor para asegurarse de que esa dirección es nuestra. Todo esto se gestiona en "Configuración" → "Cuentas e importación", en el apartado "Enviar mensaje como".

Enviar mensaje como

Pulsamos en el botón de "Añadir otra dirección de correo tuya" y nos pide los datos de la nueva cuenta.

Dar la cuenta a añadir

Enviar código de verificación

Nos avisan de que se enviará un código de verificación a la otra cuenta, de modo que, tras pulsar el botón "Enviar verificación", visitaremos la cuenta indicada para copiar el código recibido.

Visitar correo de la cuenta a añadir

Copiamos el código y lo introducimos en la siguiente ventana.

Introducir el código de verificación

Finalmente, vemos cómo la nueva cuenta forma parte ya de nuestros posibles remites (1). Conviene elegir la opción 2 para que en un mensaje de respuesta se proponga siempre como remitente la cuenta por la que hemos recibido el mensaje.

Lista de cuentas

 

>>> Lee el siguiente apartado antes de realizar la actividad.

 

  • Reenvío del correo:

Si lo que deseamos es que el correo que nos entra aquí sea enviado a otra cuenta nuestra, lo haremos mediante "Configuración" → "Reenvío y correo POP/IMAP". Está claro que desde aquí también podremos configurar el correo como de tipo POP (comentado al inicio del tema), pero no es lo que nos interesa en este curso.

Haremos clic en el botón "Añadir una dirección de reenvío" y aparecerán unas ventanas emergentes donde introduciremos la cuenta. En este caso también se envía a esa cuenta un código de verificación, entraremos en la cuenta y lo copiaremos para introducirlo aquí.

Verificar cuenta de reenvío

Todos los mensajes recibidos serán reenviados, de modo que hay que estar muy seguro si seleccionamos "eliminar la copia". Lo normal es "conservar la copia" por si nos hace falta responderla desde esta cuenta.

Conservar copia

Un detalle muy importante es comprobar que la opción "Inhabilitar el reenvío" que se ve en la imagen no quede marcada.

 

>>> Realizar la Actividad: Manejar varias cuentas.

>>> Realizar la Actividad: Reenvío del correo.

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Formación del Profesorado - CEFIRE (Autor: José Infante Prieto)